Moltes
empreses, sobretot de serveis, una part de la seva facturació prové
de tenir uns contractes de manteniments o facturacions fixes. A Odoo
podem automatitzar aquest procés, fent que periòdicament generi les
factures necessàries cap als clients.
Primer
de tot hem de tenir el mòdul de contractes instal·lat. Podem
descarregar el mòdul des de:
En
aquesta adreça també trobarem altres mòduls relacionats que ens
permetran afegir noves característiques als contractes. Aquestes
característiques poden variar en funció de la versió.
Per crear un nou contracte anirem a Vendes → Contractes i ens apareixerà un llistat amb tots els contractes existents.
Podrem crear un nou contracte amb el botó «Crear». Per editar-ne un d'existent simplement li fem clic i entrarem a la seva edició.
Compte analític: Ens permet entrar el nom principal del contracte. Alhora ens servirà com a compte de la comptabilitat analítica per poder estudiar els costos/beneficis del contracte en concret.
Referència:
És un camp opcional, on podrem
entrar la referència del contracte.
Client:
Client objecte del contracte.
Forma
de pagament: Quan és generin
factures, quina forma de pagament se li assignarà. Si no s’omple
aquest camp, agafarà la forma de pagament per defecte de la fitxa
del client.
Etiquetes:
Etiquetes que podem generar per
classificar els diferents tipus de contractes.
Tipus
de compte: Ens serveix per
activar o desactivar el contracte per a la seva finalització. Els
contractes inactius, no es visualitzaran per defecte, però sempre el
tindrem per consultar-los, o inclús podrem tornar-los a activar si
s’escau.
Si
activem l’opció de generar factures automàticament ens apareix
l’opció de configurar la factura que generarà automàticament en
un període de temps indicat.
Diari: Diari en el qual generarà la factura.
Repetir
cada: Estableix el període de
repetició de la factura. En el primer camp hi posarem les unitat, i
en el segon camp la fracció de temps (dies, mesos, anys, etc.).
Data
inici: Data d’inici de la
validesa de la factura.
Tarifa
de venda: Tarifa de preus a
aplicar al client.
Forma
de facturació: Indicarem si la
facturació és anterior o posterior a la factura.
Data
de la pròxima factura: La
pròxima data en que es generarà una factura. Aquest camp
s’actualitzarà automàticament en el moment que genera una
factura.
Línies
de factura: Aquí podrem
introduir els articles que contindrà la factura del client. Podrem
editar descomptes, unitats, i fins i tot modificar la descripció que
sortirà a la factura. Es poden utilitzar els comodins #START# i
#END# per indicar la data inicial
i final del període de facturació.
El
dia de la facturació, Odoo generarà automàticament una factura en
format esborrany dels conceptes introduïts en els paràmetres de la
facturació automàtica.
Aquesta factura només ens caldrà revisar-la i validar-la.
En
cas que vulguem forçar una facturació, tenim l’opció de «Crear
factures» cosa que ens forçarà a generar la següent factura,
encara que no sigui el dia que li pertoca.
L'opció mostrar factures ens presentarà en pantalla un llistat de totes les factures generades en aquell contracte.
Altres
opcions que tenim en aquesta pantalla:
1- Enviar per correu: Genera a través d’una plantilla un correu electrònic al client informat de les dades del contracte. Adjunta un PDF on hi figuren els detalls i les línies de la factura. Tan la plantilla del correu, com el PDF són modificables per les opcions habituals de Odoo.
2-
Imprimeix: Imprimeix el PDF
comentat en el punt anterior, sense enviar el correu electrònic al
client.
3-
Cost/Benefici: Mostra una
pantalla amb l’estudi analític del compte creat. Si tenim cura
d’establir els costos al mateix compte analític del contracte al
client, tindrem una informació molt valuosa sobre els marges del
contracte.
4- Factures:Ens permet revisar les factures relacionades amb aquell compte analític, o fins hi tot crear factures manualment imputables a aquell compte analític. Per exemple en el cas d’una facturació extraordinària.
Recordar
també que amb el botó adjuncions, podem adjuntar qualsevol tipus de
document al contracte, cosa que ens permet adjuntar documentació
signada i escanejada a cada contracte de manteniment.
Utilitzem galetes per proporcionar-vos una millor experiència d'usuari.